Der Markt für Recruiting-Software in Deutschland ist äußerst intransparent, es gibt kaum Qualitätsvergleiche und wenig tatkräftige Hilfe für Unternehmen, die eine Lösung im Bereich Recruiting oder Bewerbermanagement suchen. Hinzu kommt: Trotz des Fachkräftemangels und den damit verbundenen Herausforderungen, den Bewerbungsprozess möglichst leicht und schnell zu gestalten, setzt immer noch ein hoher Teil der Arbeitgeber rein auf E-Mail und Excel-Listen, um mit potenziellen neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu kommunizieren.

Recruiting-Software erlangt zunehmende Bedeutung

Die aktuelle Nutzerumfrage des Institute for Competitive Recruiting (ICR) unterstreicht die Bedeutung einer professionellen Recruiting-Software für Arbeitgeber: 78 Prozent der befragten Unternehmensvertreter gaben an, dass Bewerbermanagementsysteme ein wichtiges Thema für sie darstellen. Und mindestens genauso wichtig ist: Die Software muss funktionieren. Das heißt, sie muss die Recruiterinnen und Recruiter in allen ihren Aufgaben unterstützen und schnellere sowie flexiblere Prozesse ermöglichen.

Allerdings ist ein Bewerbermanagementsystem, das für ein Unternehmen sehr gut passt, für ein anderes womöglich nicht ideal. "Es gibt nicht das beste System, sondern es gilt, das für ein Unternehmen am besten passende zu finden", sagte Wolfgang Brickwedde, Director des ICR, bei der Preisverleihung auf der Fachmesse Zukunft Personal Europe. Doch es gebe Software, die im Kundenurteil besser abschneidet als andere. Um herauszufinden, welche Bewerbermanagement-Software sich für welche Unternehmensgröße aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer am besten eignet, führt das ICR regelmäßige Befragungen durch.

Rangliste Bewerbermanagementsysteme: Funktionalität als Basis

2.600 Recruiterinnen und Recruiter haben 2023 ihr Urteil abgegeben und die von ihnen eingesetzte Software anhand von 25 Kriterien bewertet. Dazu zählen unter anderem die Nutzerfreundlichkeit für die Recruiterinnen und Recruiter sowie für Bewerberinnen und Bewerber, die Datensicherheit, das automatische Erfassen von Bewerberdaten (CV-Parsing), das Bereitstellen von Kennzahlen sowie die Durchsuchungsmöglichkeit des Bewerberpools.

Auf Basis dieser Bewertungen erstellte das ICR eine Rangliste in vier Kategorien. In diese fließen die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer zu 60 Prozent ein. Die Weiterempfehlungsrate laut Net Promotor Score wurde zu 40 Prozent in das Ranking einberechnet.

Zufriedenheit mit Bewerbermanagement-Software steigt

Die Untersuchung macht deutlich: Wie schon im Vorjahr steigt die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer mit den von ihnen eingesetzten Bewerbermanagementsystemen. Am wenigsten zufrieden sind diejenigen, die keine Software einsetzen. Der Net Promoter Score (NPS), der von -100 (sehr schlecht) bis +100 (sehr gut) reicht, liegt bei dieser Arbeitgeber-Gruppe bei -92. An zweiter Stelle kommen diejenigen Personen, die Excel-Listen einsetzen (NPS: -75) und an dritter Stelle diejenigen, die eine Software-Eigenentwicklung haben (NPS: -60).

Der durchschnittliche Net Promoter Score der Unternehmen, die eine Recruiting-Software nutzen, liegt bei -29. "Dieser Wert wird zwar von Jahr zu Jahr besser, aber Begeisterung sieht anders aus", kommentierte Wolfgang Brickwedde das Ergebnis bei der Award-Verleihung. Er wies aber auch darauf hin, dass es sich um einen Durchschnittswert handelt. Es gebe auch Software-Anbieter, die einen Net Promoter Score von +80 erreichen.

Die besten Bewerbermanagementsysteme je Größenklasse

Je nachdem, wie viele Stellen ein Unternehmen pro Jahr zu besetzen hat, stellt es unterschiedliche Anforderungen an eine Recruiting-Software. Deshalb hat das ICR vier Größenklassen definiert und untersucht, welche Software laut den Nutzerinnen und Nutzern die beste Performance je nach Recruiting-Volumen hat.

Die Platzierungen eins bis drei in den jeweiligen Kategorien lauten:

• 1 bis 50 Einstellungen pro Jahr: Coveto, D.Vinci, HCM4all
• 51 bis 100 Einstellungen pro Jahr: Coveto, D.Vinci, Talention
• 101 bis 500 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci, Concludis, E-Recruiter
• über 500 Einstellungen pro Jahr: D.Vinci, Avature, Beesite (Milch & Zucker)

Welche Funktionen sind wichtig für das eigene Unternehmen?

Die Prämierung von "Deutschlands bester E-Recruiting-Software 2023" hat zum Ziel, die Transparenz am Markt für Recruiting-Software zu erhöhen und einen Beitrag zur effizienten Softwareauswahl zu leisten. Eine absolute Kaufempfehlung will das ICR mit seinem Report nicht geben, da alle Bewerbermanagementsysteme individuelle Stärken und Schwächen haben und in jedem Unternehmen unterschiedliche Präferenzen vorkommen. Deshalb rät Studien-Initiator Wolfgang Brickwedde denjenigen Unternehmen, die eine neue Software suchen, sich zunächst darüber klar zu werden, welche Funktionen welche Bedeutung für sie haben, und dann zu überprüfen, welches der Systeme die eigenen Anforderungen am besten abdeckt.

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