1. Zoek VvE-beheerders in jouw regio

Zoek VvE-beheerders in dezelfde regio en vraag aanbevelingen van andere VvE's. Zeker als het gaat om het uitbesteden van technisch beheer, is een bereikbare en proactieve beheerder belangrijk, vooral in noodsituaties. Hulp in de buurt helpt daarbij.

2. Bepaal de taken van de VvE-beheerder

Bespreek in de VvE-vergadering welke taken uitbesteed moeten worden aan de beheerder, zoals financieel of technisch beheer.

3. Vraag vrijblijvend offertes op

Controleer of de offertes overeenkomen met de wensen van de VvE en of de juiste, afgesproken beheerderstaken worden vermeld. Zorg ervoor dat de offerteprijs geldig blijft tot na de volgende eigenaarsvergadering.

4. Check maatwerk

Gezien de verschillen tussen elke VvE en elke splitsingsakte, moet de beheerder zich kunnen aanpassen aan jouw specifieke VvE. De beheerder moet goed op de hoogte zijn van de lopende zaken en de bestaande afspraken.

5. Kom persoonlijk bijeen

Het is verstandig om minimaal drie beheerders uit te nodigen voor een gesprek en dit te doen in aanwezigheid van meerdere VvE-leden, zoals bestuursleden. Bezoek, indien mogelijk, het kantoor van de beheerder om een gevoel te krijgen bij de organisatie. Vraag medewerkers hoe lang ze al bij de beheerder werken en of ze in vaste dienst zijn. Op deze manier kan je een beeld vormen over het personeelsverloop. Een hoog personeelsverloop kan steeds wisselende contactpersonen geven, wat tot frustraties kan leiden. Goede afspraken zijn essentieel, maar een goede klik met de beheerder is net zo belangrijk voor optimale communicatie.

6. Controleer kennis

Uit ons meldpunt blijkt dat beheerders vaak juridische en technische kennis missen. Een goede beheerder kent de regels van het appartementsrecht en beschikt over de benodigde financiële- en technische kennis indien deze zaken zijn uitbesteed

7. Kies een bereikbare beheerder

Bekijk of de beheerder makkelijk te bereiken is via telefoon en e-mail, met een vast aanspreekpunt en een back-up voor als deze er niet is. Wanneer de VvE technische taken en onderhoudswerkzaamheden heeft uitbesteed, moet de beheerder buiten kantoortijden bereikbaar zijn, bijvoorbeeld als er een lekkage optreedt.

8. Check activiteit

Uit ons meldpunt komt regelmatig de klacht naar voren dat beheerders niet proactief zijn. Een goede beheerder is proactief waar nodig, maar drukt natuurlijk geen dingen door.

9. Geef niet alles uit handen

Ook als je een goede beheerder hebt gevonden, is het verstandig niet alles uit handen te geven. Zorg bijvoorbeeld voor een tweehandtekeningensysteem voor grote uitgaven en laat de penningmeester periodiek de betalingen controleren. Geef de beheerder geen zelfstandige bevoegdheid voor het reservefonds. (Voor uitgaven uit het reservefonds is in alle modelreglementen een twee- of driehandtekeningensysteem opgenomen.)

10. Controleer certificatie en branchevereniging

Een beheerder kan beschikken over certificaten zoals het SKW (product)certificaat. Ook kan een beheerder aangesloten zijn bij een branchevereniging, zoals Vastgoed Management Nederland (VGM NL) en de Branchevereniging VvE Beheerders (BVVB). Een beheerder die daarvan lid is, moet aan bepaalde eisen voldoen.